Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

Magyar érintettek a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) is fordulhatnak: naih.hu

2. Adatkezelési alapelvek

Az adatkezelő a személyes adatokat a GDPR 5. cikke alapján kezeli:

• Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság, az adatkezelés mindig jogalappal rendelkezik
• Célhoz kötöttség, adatokat csak meghatározott, egyértelmű célból gyűjtünk
• Adattakarékosság, csak a célhoz szükséges adatokat kezeljük
• Pontosság, az adatokat naprakészen tartjuk
• Korlátozott tárolhatóság, adatokat csak a szükséges ideig őrizzük
• Integritás és bizalmas jelleg, megfelelő biztonsági intézkedésekkel védjük az adatokat

3. Kezelt személyes adatok és jogalapok

3.1 Kapcsolatfelvétel és konzultáció

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám (opcionális), vállalkozás neve, az üzenetben önként megadott információk.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont, szerződéskötést megelőző lépések; f) pont, jogos érdek (a megkeresés megválaszolása).

Tárolási idő: Az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 2 év, kivéve ha szerződéses kapcsolat keletkezik.

3.2 Szerződéses kapcsolat

Kezelt adatok: név, e-mail cím, számlázási cím, vállalkozás adatai, adószám (ha megadják), a projekt teljesítéséhez szükséges hozzáférések és adatok.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont, szerződés teljesítése.

Tárolási idő: A szerződés megszűnésétől számított 7 év (könyvviteli kötelezettség).

3.3 Online bankkártyás fizetés

Ha a szerződés szerint a díjfizetés online bankkártyás fizetéssel történik, a kártyaadatokat kizárólag a Stripe Ireland Limited kezeli. A Workflo kártyaadatokat nem lát és nem tárol. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b), szerződés teljesítése.

3.4 Weboldal és sütik (cookie-k)

A workflo.hu weboldal az alábbi sütiket alkalmazza. A részletes sütitáblázat a 8. fejezetben található.

3.4.1 Google Analytics (hozzájáruláson alapuló)

Kezelt adatok: IP-cím (anonimizálva), böngésző típusa, eszköz, oldal URL-je, munkamenet-időbélyeg, belépési forrás, oldalon töltött idő. A Google Analytics a Workflo részére kizárólag aggregált, névtelen statisztikát készít, egyéni látogatók nem azonosíthatók.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) a) pont, az érintett hozzájárulása (a süti-beleegyező sávban adott hozzájárulás alapján).

Tárolási idő: A Google Analytics sütik 13 hónapig aktívak. A látogató döntéséig (elfogad / elutasít) a GA nem gyűjt adatot (Consent Mode v2 alapján).

Adatfeldolgozó: Google LLC (USA), az adattovábbítás az EU-USA DPF alapján jogszerű. Részletek: policies.google.com/privacy

3.5 Ajánlatkérő űrlap

Kezelt adatok: név, cégnév, céges e-mail-cím, telefonszám, a cég weboldala, iparága és mérete, a keresett rendszer típusa, a megvalósítandó célok (AI-munkatársak, folyamatok, integrációk), a bevezetés kívánt módja és az oktatási igény, a probléma és az elképzelés szöveges leírása.

Cél: az egyedi ajánlat elkészítése és megküldése, a kapcsolódó kapcsolattartás, és a kapcsolatfelvétel nyilvántartása az adatkezelő ügyfélkezelő (CRM) rendszerében. Az ajánlat díját belső árazási szabályok alapján számoljuk; az ajánlat szövegének előkészítésében mesterséges intelligencia segít, de minden ajánlatot kiküldés előtt ember ellenőriz és hagy jóvá. Automatizált döntéshozatal nem történik.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont, szerződéskötést megelőző lépések; f) pont, jogos érdek (a megkeresés megválaszolása).

Tárolási idő: Az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 2 év, kivéve ha szerződéses kapcsolat keletkezik.

Adatfeldolgozók: az adatok a Workflo saját szerverére kerülnek (tárhely: Hetzner Online GmbH, Németország); az értesítő e-mailt és az ajánlatot a Resend küldi; az ajánlat szövegének előkészítéséhez az Anthropic (Anthropic PBC, USA) mesterségesintelligencia-szolgáltatását használjuk. Ha a saját szerver átmenetileg nem érhető el, az üzenet tartalék úton, a Web3Forms szolgáltatáson keresztül jut el az adatkezelő postafiókjába, ahol az adatok tartósan nem tárolódnak.

3.6 Időpontfoglalás (ingyenes 30 perces megbeszélés)

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, cégnév, telefonszám (nem kötelező), cégméret, érdeklődési terület (nem kötelező), a választott időpont, az üzenet (nem kötelező), valamint a látogatás forrása (melyik oldalról és milyen hivatkozásból érkezett).

Cél: a megbeszélés időpontjának lefoglalása, a visszaigazolás és a naptári meghívó elküldése, a kapcsolatfelvétel nyilvántartása a CRM-ben.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont, szerződéskötést megelőző lépések (az érintett kérésére).

Tárolási idő: Az utolsó kapcsolatfelvételtől számított 2 év, kivéve ha szerződéses kapcsolat keletkezik.

Adatfeldolgozók: Cal.com, Inc. (USA), az időpontkezelés és a visszaigazoló e-mail; a Workflo saját szervere (Hetzner Online GmbH, Németország), a foglalás továbbítása és a CRM-nyilvántartás.

3.7 Biztonsági önértékelő teszt

A Biztonság oldalon található teszt válaszait a látogató böngészője értékeli ki; a válaszokat nem küldjük el és nem tároljuk. Ha a látogató hozzájárult az analitikai sütikhez, a látogatottsági statisztika (3.4.1 pont) csak azt rögzíti, hogy a tesztet elkezdték vagy befejezték, és milyen érettségi szint lett az eredmény.

3.8 Agentic Rendszer: külső fiókok csatlakoztatása a Workflo alkalmazásával

Az Agentic Rendszer az ügyfél saját gépén vagy szerverén fut. Az ügyfél a Kapcsolatok oldalon egy kattintással összekötheti vele a saját fiókjait (például Google, Meta: Facebook-oldalak, Instagram és hirdetési fiókok, Slack, Microsoft Teams, LinkedIn, TikTok, Notion, monday.com). Ehhez a Workflo által regisztrált alkalmazást használjuk, hogy az ügyfélnek ne kelljen saját fejlesztői alkalmazást létrehoznia.

Mi megy át a Workflo szerverén: a bejelentkezés után a szolgáltató (például a Meta) egy egyszer használható engedélykódot ad, amelyet a Workflo kapcsolódási szervere (connect.workflo.hu) a Workflo alkalmazásának titkos kulcsával hozzáférési kulccsá vált be, és azonnal visszaadja az ügyfél saját rendszerének. Ugyanez történik a hozzáférés megújításakor, és néhány szolgáltatónál (LinkedIn, TikTok) a szétkapcsoláskor is. A hozzáférési kulcs ilyenkor egy pillanatra a Workflo szerverén megy át; ott nem tároljuk, nem naplózzuk, és nem használjuk semmire.

Amit nem kezelünk: a csatlakoztatott fiókok tartalmát (posztok, kommentek, üzenetek, statisztikák, kampányok) a Workflo nem kapja meg és nem látja. Ezeket kizárólag az ügyfél saját Agentic Rendszere éri el, az ügyfél által megadott engedélyek keretein belül, és ott az ügyfél az adatkezelő.

Naplózott adatok: a kapcsolódási szerver a kérés IP-címét, időpontját, az elért útvonalat (a kódok és paraméterek nélkül) és a válasz állapotkódját rögzíti, a visszaélések kiszűrése és a hibakeresés céljából.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) pont (az ügyfél által kért szolgáltatás nyújtása), a naplózásnál 6. cikk (1) f) pont (jogos érdek: a szolgáltatás biztonsága).

Tárolási idő: a hozzáférési kulcsot nem tároljuk; a kérésnaplót 14 napig őrizzük.

Adatfeldolgozó: Hetzner Online GmbH (Németország), a kapcsolódási szerver tárhelye.

A Meta és a Google által adott adatok: az ezekből a szolgáltatásokból kapott adatokat kizárólag arra használjuk, amire az ügyfél engedélyt adott, nem adjuk el, nem adjuk át harmadik félnek, és nem használjuk reklámcélra. A Google-tól kapott adatok kezelése megfelel a Google API Services User Data Policy előírásainak, a Limited Use követelményeket is beleértve.

3.9 A csatlakoztatott fiókok adatainak törlése

Mivel a Workflo a csatlakoztatott fiókok adatait és hozzáférési kulcsait nem tárolja, nálunk nincs mit törölni. A hozzáférést az ügyfél bármikor megszüntetheti:

1. Az Agentic Rendszerben a Kapcsolatok oldalon a fióknál a Szétkapcsolás gombbal. Ilyenkor a rendszer a szolgáltatónál is visszavonja a hozzáférést, és a saját tárolójából törli a kulcsot.
2. Közvetlenül a szolgáltatónál is: Facebookon a Beállítások és adatvédelem, Beállítások, Üzleti integrációk menüben a Workflo alkalmazás eltávolításával; Google-fióknál a myaccount.google.com/permissions oldalon.

Kérdés vagy törlési kérelem esetén írj az info@workflo.hu címre, 30 napon belül válaszolunk.

3.10 Connected accounts (summary in English)

Agentic Rendszer runs on the customer's own computer or server. When a customer connects an account (for example Google or Meta: Facebook Pages, Instagram and ad accounts) through Workflo's registered app, the provider's one-time authorization code passes through Workflo's connect server (connect.workflo.hu), which exchanges it for an access token with Workflo's app secret and returns the token straight to the customer's own installation. The token passes through Workflo's server only for that moment, also when access is renewed or revoked; it is not stored, logged or used for anything else. Workflo never receives the content of connected accounts (posts, comments, messages, insights, campaigns); only the customer's own installation reaches it, within the permissions the customer granted. The connect server logs the IP address, time, path (without codes or parameters) and status of each request for 14 days, for security. Data from Meta and Google is used only for what the customer allowed, is never sold, shared with third parties or used for advertising. Google user data is handled in line with the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Data deletion: Workflo stores no data or tokens of connected accounts. A customer ends access at any time with Disconnect on the Connections page of Agentic Rendszer (this also revokes it at the provider and deletes the token from the installation), or by removing the Workflo app under Facebook Settings, Business Integrations, or at myaccount.google.com/permissions. Questions and deletion requests: info@workflo.hu, answered within 30 days.

4. Adattovábbítás és adatfeldolgozók

Az adatkezelő adatokat kizárólag az alábbi, megbízható adatfeldolgozóknak ad át:

Az adatkezelő harmadik fél marketingcégeknek, adatbrókereknek személyes adatot nem ad át és adatot nem értékesít.

5. Az érintett jogai

A GDPR III. fejezete alapján az érintett az alábbi jogokkal rendelkezik:

A jogok gyakorlásához az érintett az info@workflo.hu e-mail-címre írhat. A kérést 30 napon belül megválaszoljuk (indokolt esetben 60 napra meghosszabbítható).

6. Panasztétel

Az érintett bírósághoz is fordulhat adatvédelmi jogainak érvényesítése érdekében.

7. Adatbiztonság

Az adatok védelme érdekében az alábbi intézkedéseket alkalmazzuk:

• Titkosított kapcsolat (HTTPS/TLS) a weboldalon és a szerverrel folytatott adatcserében
• Erős hitelesítési és hozzáférés-kezelési kontrollok
• Hozzáférés-korlátozás: a személyes adatokhoz csak az adatkezelő és az általa erre kijelölt rendszerek férnek hozzá
• Napi biztonsági mentés a szerveren tárolt adatbázisról
• Az adatfeldolgozók kiválasztásánál az adatbiztonsági garanciák vizsgálata

Adatvédelmi incidens esetén az adatkezelő a GDPR 33. cikke szerint 72 órán belül értesíti az illetékes hatóságot, és szükség esetén az érintetteket is.

8. Sütik (cookie-k) részletes tájékoztató

A workflo.hu az alábbi sütiket alkalmazza. A látogató a süti-beleegyező sávon keresztül elfogadhatja vagy elutasíthatja a nem szükséges sütiket. A döntést a böngésző helyi tárolója (localStorage) őrzi meg, és bármikor megváltoztatható a lábléc „Süti-beállítások” gombjával.

Feltétlenül szükséges sütik (hozzájárulás nélkül)

Analitikai sütik (csak hozzájárulással)

9. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot e tájékoztató módosítására. A módosításokról az érintetteket a weboldalon és/vagy e-mailben értesíti. A módosított tájékoztató a közzétételétől hatályos.